Kantor Arsip UI Gelar Sosialisasi Tata Naskah Dinas Elektronik di FEB UI
Anshori Anas~ Arsip FEB UI
Delli Asterina~ Humas FEB UI
Selasa, 11 Februari 2020, Kantor Arsip UI menyelenggarakan Sosialisasi Tata Naskah Dinas Elektronik yang diselenggarakan di Laboratorium Komputer B Gedung A FEB UI Depok. Kegiatan ini merupakan kegiatan pengenalan aplikasi Aplikasi Naskah Dinas Elektronik UI atau disebut dengan Andieni. Aplikasi tersebut merupakan alat yang digunakan untuk monitoring, disposisi dan pengiriman naskah dinas secara elektronik di lingkungan internal UI dengan menggunakan Login SSO.
Peserta yang hadir pada acara tersebut adalah para sekretaris dan perwakilan unit kerja di lingkungan FEB UI. Dengan penggunaan aplikasi ini diharapkan pengelolaan naskah masuk akan lebih efisien, cepat dan praktis.
Pada aplikasi tersebut, naskah masuk dibedakan menjadi 2 jenis pengelolaan yaitu naskah masuk internal dan naskah masuk eksternal. Naskah masuk internal adalah naskah yang berasal dari internal UI baik dari direktorat, fakultas, sekolah maupun vokasi. Naskah masuk eksternal adalah naskah yang berasal dari eksternal UI contohnya dari perusahaan, BUMN, kementerian dan lain sebagainya.
Selain itu, diperkenalkan juga aplikasi lain yang digunakan untuk menciptakan naskah dinas secara elektronik yang diantaranya pembuatan nota dinas dan surat dinas. User dapat dengan mudah membuat surat dengan mengisi field-field yang disediakan seperti pengisian jenis naskah, nomor naskah, perihal, tujuan tembusan, klasifikasi dan juga bias menyertakan lampiran. Selain itu, dengan aplikasi ini terdapat fitur approver yang bertujuan untuk memeriksa apakah naskah tersebut sudah benar atau perlu diperbaiki sebelum ditindak lajuti, disetujuai dan ditanda tangani secara digital oleh pimpinan.
Aplikasi tersebut masih dalam tahap penyempurnaan dan pengembangan. Diharapkan, aplikasi tersebut dapat membantu pekerjaan dilingkungan UI menjadi lebih efisien yang juga mendukung penghematan penggunaan kertas.
